Як часто ми ловимо себе на думці, що постійно живемо «на бігу», намагаємося переробити купу справ одночасно, і все одно нічого не встигаємо. Ось кілька порад, які допоможуть вам краще справлятися з будь-якими справами і на роботі, і вдома.
10. Записуйте все справи
Навіть якщо у вас «не голова, а Будинок Рад», ви все одно навряд чи зможете запам'ятати (особливо - в потрібному порядку) всі справи, які хочете зробити за день, за тиждень, за місяць ... Тому просто не завантажуйте свою голову тим, що можна записати. Тим більше, що, коли ви побачите перед собою на папері, скільки дрібниць (а також не зовсім дрібниць, і зовсім не дрібниць) вам потрібно виконати, то швидко зрозумієте, на що можете дозволити витратити свій час, а на що - ні, і в результаті сфокусіруетесь на найважливіших завданнях і виконайте їх якісно. До речі, сьогодні існує маса програм-планувальників, а крім того, ви можете налаштувати звукові оповіщення на телефоні і комп'ютері, прив'язані до точного часу і датою, які вчасно нагадають вам про найважливіші справах.
9. Робіть спочатку найважливіше
Так не хочеться іноді прямо з ранку братися за складні, енерговитратні (або ж особливо «мозголомность») завдання. І ми хапаємося спочатку за якісь дрібні, рутинні справи, зовсім не допомагають просунутися до нашої основної мети, - просто тому, що виконати їх набагато легше. Таким чином, дійсно важливі справи відкладаються на потім, і в підсумку ми так і не встигаємо доробити їх в звичайний час їхньої роботи, заганяючи самих себе в черговий цейтнот, вимушено залишаємося в офісі понаднормово або ж беремо «домашню роботу» на вихідні. А всього-то й потрібно було - почати з важливого (!), І тоді робочий день сам собою вишикувався б зовсім по-іншому.
8. Складайте план на день з вечора
Дуже часто, прийшовши на роботу, ми насилу згадуємо, на чому зупинилися вчора і з чого повинні почати сьогодні. Економте час і власні нерви: складіть список справ на наступний день ще з вечора, і тоді вам не доведеться ламати голову, за що взятися спочатку, а за що потім, - адже ви вже розставили всі пріоритети, і тепер можете зосередитися на головному, не грузнучи в другорядних справах. Крім того, коли у вас вже є чіткий план на весь день, ви точно знаєте, який час у вас однозначно зайнято, а в яке можна вбудувати ще якісь незаплановані справи, - адже вони теж трапляються.
7. Прагніть до однозадачности
Чи не хапайтеся відразу за кілька справ одночасно, - ви, на жаль, не Юлій Цезар (який, кажуть, володів рідкісною здатністю ефективно «рулити» і армією, і сенатом, і все це - прямо не відходячи від обіднього столу). Краще робити щось одне, але добре, ніж виконувати безліч найрізноманітніших завдань, але абияк. Чи не «перестрибуйте» від однієї справи до іншого і назад, сконцентруйтеся тільки на найважливішому. І, по можливості, усуньте всі відволікаючі вас від роботи чинники: вимкніть скайп, соцмережі, гучну музику, постарайтеся не бігати кожні півгодини на перекур, «на чайок» і т.д.
6. Вставайте рано
Вченими давно доведено, що з ранку наш мозок працює набагато активніше, ніж ввечері (а тим більше вночі). Скористайтеся цим, - намагайтеся вставати раніше і, відповідно, раніше починати свої справи. Можна спеціально поговорити з начальником, щоб він дозволив вам приходити на роботу, наприклад, не в 10, а в 8 (і йти, відповідно, теж, не в 18.00, а о 16.00). І тоді, в ще порожньому і тихому офісі, ви краще зможете зосередитися і встигнете зробити більше (і краще). Але при цьому, звичайно, вам доведеться раніше лягати спати (по крайней мере, - не в той же день, коли вам потрібно вставати), інакше, сонний і позіхає, ви будете мало придатні для якісного виконання своїх обов'язків.
5. Займайтеся спортом
Ви, безсумнівно, в курсі, що недолік фізичної активності призводить не тільки до загального погіршення здоров'я, але також і до зниження уваги, млявості і інших малоприємних речей. Ніхто не змушує вас тягати пудові гирі і бігати марафони. Просто намагайтеся тримати своє тіло в тонусі: хоча б робіть зарядку (15-20 хвилин вранці або ввечері цілком достатньо), побільше ходіть пішки, рідше користуйтеся ліфтом і т.д. Для цього не потрібно нічого, крім сили волі. І тоді, через дуже короткий час, ви відчуєте, наскільки енергійніше стали працювати ваші тіло і мозок.
4. Виключіть «чи не справи» зі списку справ
Якщо у вас постійно повторюється ситуація «беру на себе більше, ніж можу зробити, і тому, в результаті, виконую не всі справи зі списку», то чи не варто все-таки цей самий список переглянути? Цілком можливо, що ви зовсім не поганий співробітник, просто не так часто, як слід було б, задаєте собі питання: а чи потрібно ось це робити взагалі? Або: а чи повинен це виконувати саме я? А може бути, ви просто не вмієте говорити «ні» тоді, коли це необхідно? Залиште за собою тільки ті справи, які дійсно важливі, і ігноруйте все те, що можна ігнорувати. І тоді виявите значний приріст вільного часу. І ще: якщо не можете зробити щось сьогодні, то і не думайте про це сьогодні.
3. Будьте проактивні
Терміном «проактивний» в психології позначають людину, яка бере на себе особисту відповідальність за своє життя, тобто не «пливе за течією» і не шукає причини своїх успіхів або невдач в оточуючих людях і обставинах. Така людина сам вибирає, що йому робити, а що ні, що для нього важливо, а що другорядне. На практиці це означає, що у вас завжди можуть (і повинні) бути і свої власні плани крім тих, які ставить перед вами начальство. Якщо вас заганяють в якісь незручні або обмежені умови - не бійтеся у відповідь виставляти і свої власні умови або рамки.
2. Зберігайте файли відразу
Дуже простий, але дуже важливий рада. Чим краще ви продумаєте власну систему збереження важливої інформації, тим простіше вам потім буде її знайти і використовувати в роботі. Намагайтеся по максимуму відмовитися від паперових носіїв, - всяких блокнотів і щоденників. Зберігайте свої записи і проекти в електронному форматі, - це здорово економить час, а також дозволяє швидко отримувати доступ до потрібних документів. До речі, може бути, деякі особливо важливі файли варто зберегти відразу в декількох місцях? Ноутбуки та планшети мають звичку ламатися в самий невідповідний момент, а флешки губляться ...
1. Міняйте види діяльності
Ламаючи голову над однією і тією ж проблемою занадто довгий час, ми втрачаємо свіжість погляду і, в підсумку, наша продуктивність значно погіршується. Якщо не виходить знайти рішення ні відразу ( «з наскоку»), ні навіть після значних зусиль, - просто відверніться на час, переключіться на якісь інші справи. І тоді, цілком можливо, повернувшись знову до того невирішені питання через пару годин, ви раптом побачите, що намагалися підібратися до нього занадто складним шляхом, а насправді там все було набагато простіше. Зміна завдань (а іноді - і зміна обстановки) протягом дня відмінно допомагають зберігати високий творчий потенціал.